“Les responsables des ressources humaines peuvent se concentrer à nouveau sur la connexion et la stratégie ”
MediCheck veut offrir aux départements RH un outil digital pour aborder les contrôles en cas d’absence pour maladie de manière plus positive. “En digitalisant et en rendant le processus plus transparent, nous misons sur la confiance.” Dina De Haeck, CEO de MediCheck, obtient le soutien du professeur Koen Dewettinck de Vlerick pour expliquer le « pourquoi » de son scale-up : “En même temps, vous déchargez les départements RH, leur permettant de se concentrer sur la connexion et la stratégie, ce qui s’avère plus efficace à long terme dans la lutte contre l’absentéisme.”
Comment fonctionne MediCheck exactement?
Dina De Haeck, CEO de MediCheck : “Traditionnellement, un contrôle en cas d’absence pour maladie est effectué par un médecin contrôleur qui se rend de manière inattendue au domicile de l’employé. Avec MediCheck, l’employé reçoit un SMS indiquant quand il est attendu chez un médecin généraliste proche de chez lui pour une évaluation de son incapacité de travail. Le contrôle a donc lieu dans un environnement médical professionnel et à un moment optimisé, dans la deuxième partie de la période de maladie. La raison derrière cela est double.
D’une part, il est plus probable que l’employé puisse effectivement reprendre le travail – il n’est pas toujours évident pour son médecin généraliste d’estimer avec précision l’évolution de la maladie et la durée correspondante de l’incapacité de travail. De plus, la nature contraignante et inconfortable d’un contrôle médical est minimisée, car l’employé est accueilli dans le cabinet neutre du médecin avec lequel nous collaborons. Si l’employé ne peut pas se déplacer au cabinet médical, il reçoit un SMS pour un contrôle par téléconsultation ou une consultation à domicile. Par cette approche, le contrôle médical est effectué en toute transparence et les résultats du contrôle sont envoyés le jour même à l’employé et à l’employeur.”
Koen Dewettinck, Professeur en Gestion des Ressources Humaines: “Cette approche positive correspond certainement à une tendance générale des RH que nous observons aujourd’hui. Les RH se concentrent davantage sur le bien-être et sur une relation de confiance entre l’employeur et l’employé. Attention : les contrôles restent nécessaires et la confiance peut être mise à mal, mais le message sous-jacent est néanmoins beaucoup plus constructif. Et si cela permet à un employé de reprendre le travail un ou plusieurs jours plus tôt, c’est bénéfique pour l’employeur. Selon des chiffres récents, l’absentéisme coûte à l’employeur pas moins de 1 500 euros par employé par an. Ce montant ne tient compte que des heures de productivité perdues. Nous ne parlons pas encore du temps et de l’énergie nécessaires pour compenser cette absence : replanifier, appeler des remplaçants, collecter des certificats, organiser des entretiens de suivi, etc. Voyez-vous cette approche positive se refléter dans le nombre d’employés qui reviennent au travail plus tôt après une maladie?”
Dina: “Oui, absolument. En 2023, 15 % de nos contrôles ont eu pour résultat qu’un employé est soit retourné au travail plus tôt, soit ne s’est pas présenté à un contrôle sans en avertir l’employeur et n’a donc pas été payé. Une économie directe correspondant au salaire annuel de 120 employés à temps plein qui seraient autrement payés quotidiennement sans être présents.”
Vous mettez en place un flux digital permettant à l’employé de savoir clairement où et quand il a rendez-vous avec le médecin contrôleur. Cependant, tout le monde n’est pas aussi à l’aise avec la technologie numérique. Et qu’en est-il de la confidentialité?
Dina : “La communication relative au contrôle médical se fait entièrement par SMS donc les gens n’ont pas besoin d’installer une application. Nous utilisons un flux SMS avec un code unique, comme les systèmes bancaires. Pour pouvoir mettre en place ce flux chez nos clients, nous avons besoin de l’approbation de leur conseil d’entreprise. Nous l’obtenons également, car le flux permet aux employés d’être informés de manière plus transparente et plus claire sur un éventuel contrôle. C’est aussi pourquoi un employé fournit son numéro de téléphone. S’il ne le fait pas, le système de contrôles inattendus et à domicile est maintenu. L’employé télécharge également lui-même une photo de son certificat d’absence. Les personnes moins à l’aise avec le numérique peuvent toujours contacter notre centrale téléphonique, où un employé fait le nécessaire. L’employeur, quant à lui, peut suivre les contrôles demandés en temps réel, les résultats et les téléchargements via un tableau de bord personnalisé.”
Koen : “Outre le confort pour l’employé, il est tout aussi important de décharger l’organisation RH. Le processus que MediCheck facilite se situe au niveau transactionnel : les bases RH qui doivent de toute façon être en ordre. Le paiement des salaires en fait par exemple partie. Si vous pouvez rendre ces éléments plus efficaces grâce à la digitalisation et à l’automatisation, cela libère plus de temps pour le relationnel : se connecter avec les employés, travailler sur l’engagement, soutenir les managers dans leur gestion des équipes. Enfin, cela permet aussi de se concentrer sur le stratégique : de quelles compétences notre entreprise a-t-elle besoin pour réussir? Un département RH qui peut davantage travailler sur le relationnel et le stratégique aura plus d’impact, connaîtra moins de turnover et constatera moins d’absentéisme.”
Les 40 000 contrôles que MediCheck effectue chaque année représentent une mine d’informations sur l’absentéisme. Partagez-vous ces connaissances avec vos clients?
Dina : “Nous établissons effectivement des benchmarks basés sur nos données. Cela permet à une entreprise de voir où elle se situe globalement en termes d’absentéisme, mais aussi comment les différents départements se comparent entre eux. Cela peut donner lieu à un entretien de suivi avec un manager. Ou nous signalons une anomalie dans l’un des paramètres, nécessitant une enquête plus approfondie. Enfin, nous organisons également des événements pour notre communauté : tant bien avec les responsables RH qui partagent leurs expériences et conseils, qu’avec les médecins contrôles que MediCheck informe de l’impact qu’un retour anticipé au travail, même d’un jour, peut avoir sur la continuité d’une entreprise. L’empathie pour la situation de chacun est également essentielle entre ces groupes. Si l’employeur le permet, le médecin contrôleur reçoit les coordonnées du conseiller en prévention, de la personne de confiance et du médecin du travail. Il n’est pas rare que le médecin contrôleur renvoie l’employé vers son conseiller en prévention ou son confident au sein de l’organisation pour aborder une cause sous-jacente ou un blocage au travail.”
Koen : “Je pense que vous soulignez là l’un des leviers les plus importants de l’absentéisme problématique dans notre pays, à savoir la charge de travail et le burn-out qui en découle. Dans notre culture, travailler dur et être très occupé est perçu comme un bon signe. À cet égard, nous pourrions apprendre quelque chose des pays scandinaves, qui misent davantage sur l’emploi durable : pas d’heures supplémentaires, se déconnecter suffisamment pendant la pause déjeuner, etc. Si les analyses de MediCheck peuvent contribuer à lancer cette conversation, alors c’est une bonne chose.”
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