“HR Managers kunnen zich hierdoor opnieuw concentreren op connectie en strategie”
MediCheck wil HR-afdelingen een digitale tool in handen geven om de controles bij afwezigheid door ziekte positiever te gaan benaderen. “Door de flow te digitaliseren en transparanter te maken, zetten we in op vertrouwen.” Dina De Haeck, CEO van MediCheck, krijgt voor de ‘why’ van haar scale-up ruggensteun van Vlerick-professor Koen Dewettinck: “Tegelijk ontzorgen jullie HR-afdelingen en kunnen ze focussen op connectie en strategie, wat op lange termijn effectiever blijkt in de strijd tegen ziekteverzuim.”
Hoe gaat MediCheck precies in zijn werk?
Dina De Haeck, CEO van MediCheck: “Traditioneel gebeurt een controle bij afwezigheid door ziekte door een controlearts die onverwachts langskomt bij de werknemer thuis. Met MediCheck krijgt de werknemer een sms waarin staat wanneer hij bij een controlearts in zijn buurt wordt verwacht voor een evaluatie van zijn ziekteverloop. De controle vindt dus plaats in een medisch-professionele omgeving en op een geoptimaliseerd tijdstip, in de tweede helft van de ziekteperiode. De achterliggende reden daarvan is dubbel. Enerzijds is de kans groter dat de werknemer effectief terug aan het werk kan – het is niet altijd evident voor een huisarts om het uiteindelijke verloop van de ziekte en de daar bijhorende duurtijd van werkonbekwaamheid exact in te schatten. Anderzijds wordt de controlerende en ongemakkelijke aard van een medische controle geminimaliseerd, want de werknemer wordt ontvangen in de neutrale praktijk van de huisarts met wie we samenwerken. Indien de werknemer zich niet kan verplaatsen naar het dokterskabinet, krijgt hij een sms voor een online TeleCheck of een thuisconsult. De medische controle gebeurt in alle transparantie en zowel de werknemer als de werkgever krijgen de dag zelf het resultaat van de controle toegestuurd.”
Koen Dewettinck, Professor in HR Management: “Die positieve insteek sluit zeker aan bij een algemenere HR-trend die we vandaag zien. HR zet meer in op welzijn en op een vertrouwensrelatie tussen werkgever en werknemer. Let wel: controles blijven nodig en vertrouwen kan geschaad worden, maar de onderliggende boodschap is toch een stuk constructiever. En als daardoor een werknemer één of meerdere dagen vroeger opnieuw aan het werk kan, dan is dat een goeie zaak voor de werkgever.
Volgens recente cijfers kost het ziekteverzuim per medewerker per jaar aan de werkgever maar liefst 1500 euro. Dat bedrag houdt enkel rekening met de productiviteitsuren die wegvallen. We spreken nog niet over de tijd en energie die kruipt in het opvangen van die afwezigheid: opnieuw plannen, vervangers oproepen, certificaten verzamelen, opvolggesprekken enz. Zien jullie die positieve aanpak gereflecteerd in het aantal werknemers dat vroeger uit ziekte terugkeert?”
Dina: “Jazeker. In 2023 heeft 15% van onze controles als resultaat gehad dat een medewerker ofwel vroegtijdig terug aan het werk ging, ofwel niet kwam opdagen op een controle zonder de werkgever te waarschuwen en daardoor niet werd uitbetaald. Een directe besparing die overeenkomt met het jaarloon van 120 voltijds tewerkgestelde medewerkers die anders dagelijks betaald zouden worden zonder aanwezig te zijn.”
Jullie zetten in op een digitale flow waardoor de medewerker duidelijk weet waar en wanneer hij een afspraak heeft met de controlearts. Alleen, niet iedereen is digitaal even goed mee. En hoe zit dat met privacy?
Dina: “De communicatie rond het controleconsult verloopt volledig via sms waardoor mensen geen app hoeven te installeren. Wij gebruiken een sms-flow met een unieke shortcode, zoals banksystemen. Om die flow te mogen opzetten bij onze klanten, hebben we de goedkeuring van hun ondernemingsraad nodig. Die krijgen we ook, net omdat de flow ervoor zorgt dat medewerkers transparanter en beter geïnformeerd worden over een eventuele controle. Dat is meteen ook waarom een werknemer zijn gsm-nummer doorgeeft. Doet hij dat niet, dan blijft het systeem van controles aan huis gehandhaafd. De werknemer laadt ook zelf een foto van zijn afwezigheidsbriefje op. Mensen die digitaal niet zo onderlegd zijn, kunnen steeds contact opnemen met ons callcenter, waar een medewerker het nodige doet. De werkgever van zijn kant kan de flow, de resultaten en de uploads volgen via een gepersonaliseerd dashboard.”
Koen: “Naast het comfort voor de medewerker is het ontzorgen van de HR-organisatie zeker even belangrijk. Het proces dat MediCheck ontzorgt, situeert zich op het transactionele: de basics die sowieso in orde moeten zijn. Een loon uitbetalen valt daar bijvoorbeeld ook onder. Als je die elementen efficiënter kan krijgen via digitalisering en automatisering, dan komt er meer tijd vrij voor het relationele: het connecteren met medewerkers, werken op betrokkenheid, leidinggevenden ondersteunen in hun peoplemanagement. En ten slotte ook voor het strategische: welke competenties hebben we als bedrijf nodig om succesvol te zijn? Een HR-afdeling die meer kan werken op het relationele en het strategische, zal meer impact hebben, minder verloop kennen en minder absenteïsme vaststellen.”
De 40 000 controles die MediCheck per jaar uitvoert vormen een schat aan informatie rond absenteïsme. Delen jullie inzichten met jullie klanten?
Dina: “Wij maken inderdaad benchmarks op basis van onze data. Zo kan een bedrijf nagaan hoe het algemeen scoort op het vlak van absenteïsme, maar ook hoe afdelingen zich intern tot elkaar verhouden. Dat kan aanleiding geven tot een opvolggesprek met een leidinggevende. Of we signaleren een anomalie bij een van de parameters, wat nader onderzoek kan vergen. Ten slotte organiseren we ook events voor onze community, waar HR-managers best practices delen of waarbij MediCheck in dialoog gaat met de controleartsen om hen te informeren over de impact die een vervroegde terugkeer naar het werk, zelfs voor één dag, heeft op de continuïteit van een bedrijf. Empathie voor elkaars situatie is ook tussen die groepen van tel. Indien de werkgever het toelaat, krijgt de controlearts de gegevens mee van de preventieadviseur en de arbeidsgeneesheer. Niet zelden gebeurt het dat de controlearts de werknemer doorverwijst naar diens preventieadviseur of vertrouwenspersoon binnen zijn organisatie om een dieperliggende oorzaak of een impasse op het werk aan te kaarten.”
Koen: “Daar haal je volgens mij een van de belangrijkste hefbomen van het problematisch absenteïsme in ons land aan, nl. workload en de daaruit voortvloeiende burn-out. In onze cultuur is hard werken en druk bezig zijn een goed teken. Op dat vlak kunnen we toch iets leren van de Scandinavische landen, waar men meer inzet op duurzame tewerkstelling: geen overuren, voldoende deconnecteren tijdens de middagpauze, enz. Als de analytics van MediCheck die conversatie mee op gang kunnen brengen, dan vind ik dat een goeie zaak.”
Wil jij graag kennismaken met MediCheck? Contacteer ons dan voor een vrijblijvend gesprek via contact@medicheck.io.